Mailverkehr im Berufsalltag

Letzten Freitag habe ich mein Outlook am Arbeitsplatz gemistet, sprich wichtige Mails im Projektordner auf dem entsprechenden Laufwerk abgelegt und aus dem Outlook gelöscht, viele andere Mails habe ich nur gelöscht. Ebenso die Kalendereinträge von Dezember 2009 bis anfangs Mai haben meinem Löschwahn nicht standhalten können. Die Entscheidung das Ausmisten durchzuziehen war das einzig richtige.

Am Donnerstag habe ich kräftig mitgeholfen das Outlook von einem Projektleiter von 233MB Mails auf 33MB hinunterzuschrumpfen. Das meiste ist einfach geflogen. Ein paar wenige Mails haben wir archiviert oder an Ort und stelle belassen. Danach lief das Outlook gleich wieder schneller und war um einiges übersichtlicher :-)


Mail-Geschichte:

Ich möchte dir dazu gleich noch ein Beispiel aufzeigen, dass sich über die letzten drei Wochen abgespielt hat. Obiger Projektleiter hat von einem Ausführungsplaner ein Mail von vier Mails bekommen. Im Anhang PDF-Pläne zum anschauen, falls nötig die Korrekturen von Hand ergänzen und die Pläne zurückzusenden. Wieso das nur ein Mail angekommen ist simpel. Das Postfach von unserem Projektleiter war übervoll und der Ausführungsplaner hat vier Mails an ca. 12MB gesendet! Kein Wunder kam der Projektleiter zu mir und fragte um Hilfe, was zu machen sei.
Ich schrieb dem Herr H* (Ausführungsplaner) ein Mail um ihm die Sachlage zu erklären und was zu tun sei:

Bitte senden Sie uns die Revisionspläne zum oben genannten Projekt auf einer CD oder DVD.
Die Mails adressiert an unseren Projektleiter [Name entfernt] sind nicht vollständig angekommen. Als Beispiel ist nur das eine Mail “Werkstatt Mail 4 (von 4)“ angekommen. Alle anderen Mails waren anscheinend zu gross um per Mail versenden oder von uns empfangen werden zu können.
Es bringt jetzt aber auch nichts jede Datei einzeln zu mailen. Das Postfach ist nicht für das Gedacht.

Besten Dank für das Verständnis und schöne Auffahrt.

Daraufhin haben wir nichts mehr gehört. Bis ich heute Nachmittag wieder am Arbeitsplatz war, das Outlook öffnete und folgendes Bild vor mir hatte:

  • Das erste Mail ist eine doppelseitige PDF-Textofferte von einem Kabellieferanten welche mir innerhalb von zwei Stunden die Preise zukommen lies. Ging flott, Danke.
  • Das zweite Mail war von Herr H* nur mit Text um mir mitzuteilen, dass er nochmals die Pläne sendet und dass er diese bis am Donnerstag, 10 Juni 2010 retour braucht. So wie ich das mitbekommen habe, hat unser Projektleiter noch mit Herrn H* telefoniert, den unser Projektleiter konnte mir sagen, dass Herrn H* keine CD/DVD’s oder keinen CD-/DVD-Brenner zur Verfügung habe. Ich war wütend und hätte diesem Herrn H* am liebsten eine in den Hintern getreten und danach ein CD-/DVD-Brenner im Arsch querweg eingebaut mit Fernsteuerung um den Schacht zu öffnen und seinen Arsch jedesmal zu weiten wenn mir etwas nicht passen würde…
  • Die dritte bis und mit unterste Mail sind zwischen 11MB und 22MB gross. Zusammen haben diese Mails eine Grösse von 62MB. Dank dem Archivierungsprogram und den Arbeiten dafür hat mir die IT die Möglichkeit gegeben Mails bis zu 100MB zu senden und empfangen. Das wurde mir heute zum Verhängnis!

Ich hab mir untedessen bereits überlegt, dass ich die Pläne am Mittwochabend oder sogar erst am Donnerstag korrigiert per B-Post in einem grossen Couvert versende (und wenn ichs vom eigenen Geld zahlen muss). Wenn der Herr H* sich drei Wochen gedulden kann mit dem Zustellen, soll er nicht verlangen, dass ich alles liegen lasse und seinem Wunsch den Vorzug gewähre. Erst recht wird es mir nicht in den Sinn kommen, die Pläne hochauflösend einzuscannen und zu mailen. Wenns hoch kommt nur in der kleinsten Auflösung… Ja ich kann auch fies sein.

* Name ist dem Verfasser bekannt


Meine Vorgehensweise:

Ich versuche immer möglichst viele Informationen zu sammeln und in einem Mail zu versenden. Bei mehreren PDF’s oder Zeichnungsdateien überlege ich mir ob alle darin enthaltenen Informationen für den Empfänger relevant sind oder ob ich etwas noch entfernen kann. Bei den Plänen zum Beispiel wäre das nicht jedesmal den Grundriss zu versenden, alle unnötigen Layouts, Layer, Textstile, Linienstile und Blöcke entfernen und erst dann zu versenden. Damit können je nach dem bereits wieder einige MB eingespart werden. Dazu kommt auch das Zeichnungsdaten mit dem komprimieren in einem hohen Komprimierungsgrad nochmals 20-40% an Grösse verlieren. Bei PDF’s liegt da nur ein oder zwei Prozent drin damit ist das komprimieren bereits zu aufwändig im Verhältnis zum Nutzen.


Deine Erlebnisse und Erfahrungen:

Wie ist das bei dir in der Firma oder Privat, was für Mail-Geschichten hast du schon erlebt? Wie handhabst du grosse Mails die du bekommst oder versenden musst?
Deine Erfahrung nimmt mich wunder. Schreib sie bei dir in den Blog und sende ein Trackback an diesen Artikel oder kommentiere hier mit einem Link zu deinem Artikel.

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